¿Tienes empleados? Entonces, por ley, debes anotar cada día a qué hora empieza y a qué hora termina de trabajar cada persona, guardar esos datos durante cuatro años y enseñarlos a quien tenga derecho a verlos. Esta obligación rige en toda España desde el 12 de mayo de 2019. No cumplirla puede costarte una multa de entre 751 y 7.500 euros.
A continuación te explicamos, en lenguaje claro, qué dice la ley, a quién afecta, de dónde viene y qué pasa si no la cumples.
¿Qué te obliga a hacer exactamente la ley?
La norma que manda aquí es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (la ley básica que regula los derechos de quien trabaja por cuenta ajena en España; si quieres una visión de conjunto, tenemos una guía sobre qué es el Estatuto de los Trabajadores). Ese apartado se añadió mediante el artículo 10 del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (publicado en el BOE núm. 61, de 12 de marzo de 2019), que modificó el texto del Estatuto (Real Decreto Legislativo 2/2015).
El texto legal dice así, palabra por palabra:
"La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social."
Lo que el texto significa, resumido en cuatro ideas
- Anota el horario cada día y por persona: hay que dejar constancia de la hora exacta a la que empieza y termina cada trabajador, día a día.
- Pon por escrito cómo lo vas a hacer: el sistema se acuerda en el convenio colectivo (el pacto del sector o la empresa), en un acuerdo de empresa o, si no hay ninguno, lo decide la empresa tras consultar a los representantes de la plantilla.
- Guarda los datos cuatro años: no puedes borrar los registros antes de ese plazo.
- Tenlos siempre a mano: deben poder consultarlos los propios trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (el organismo público que vigila que se cumplen las normas laborales).
¿A quién afecta y desde cuándo?
La obligación está en vigor desde el 12 de mayo de 2019, dos meses después de que se publicara el Real Decreto-ley 8/2019 en el BOE.
Afecta a todos. La Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo lo deja claro: se aplica a todos los trabajadores, sin importar el tamaño de la empresa ni el sector. No hay excepciones para pymes ni para autónomos que tengan personas contratadas. Si tienes aunque sea un solo empleado por cuenta ajena, estás obligado.
Sí existen reglas distintas para casos muy concretos (por ejemplo, el personal de alta dirección, los altos cargos de la empresa que regula el artículo 2.1.a del Estatuto, o las llamadas relaciones laborales especiales), que se rigen por sus propias normas. Pero la regla general cubre a la inmensa mayoría de los trabajadores corrientes. Lo que el registro mide es la jornada laboral máxima legal de cada persona, es decir, las horas que efectivamente trabaja dentro de los topes que fija la ley.
¿De dónde viene esta obligación? Una sentencia europea
España aprobó esta norma para cumplir con una decisión de la justicia europea. En la sentencia de 14 de mayo de 2019 (Tribunal de Justicia de la Unión Europea, Gran Sala, asunto C-55/18, Federación de Servicios de Comisiones Obreras —CCOO— contra Deutsche Bank SAE, referencia ECLI:EU:C:2019:402), el tribunal dictaminó que cada país de la UE debe obligar a las empresas a tener un sistema "objetivo, fiable y accesible" para medir cuántas horas trabaja cada empleado al día.
El tribunal se apoyó en varios artículos (el 3, el 5 y el 6) de la Directiva 2003/88/CE, una norma europea sobre el tiempo de trabajo que fija el descanso diario, el descanso semanal y las horas máximas de trabajo a la semana, leídos junto con el artículo 31.2 de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea. El razonamiento es sencillo: si nadie mide las horas, no se puede saber de verdad cuánto se ha trabajado, y entonces los derechos al descanso y a los topes de jornada quedarían en papel mojado.
¿Para qué sirve frente a las horas extra?
El registro es la prueba que permite demostrar las horas extraordinarias (las que se trabajan por encima de la jornada normal pactada). Ya antes, el artículo 35.5 del Estatuto exigía contar la jornada día a día justamente para calcular esas horas extra. El nuevo artículo 34.9 refuerza esa función: como queda anotado el horario real de entrada y salida, cualquier exceso sobre la jornada habitual queda registrado. Si quieres entender cómo se computa y se paga ese exceso, lo desarrollamos en la guía sobre la hora extraordinaria.
Conviene recordar el límite legal: no se pueden hacer más de 80 horas extra al año. La única excepción son las horas trabajadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes (lo previsto en el apartado 3 del artículo 35 del Estatuto), que no cuentan dentro de ese tope. El registro ayuda a controlar ese límite y respalda tanto la reclamación del trabajador como la actuación de la Inspección cuando se superan las horas permitidas.
¿Qué multa hay por no cumplir? La LISOS
No llevar el registro se considera una infracción grave. Así lo establece el artículo 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, la norma que enumera las faltas laborales y sus castigos, aprobada por el Real Decreto Legislativo 5/2000). Ese artículo califica como infracción grave:
"La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores."
¿De cuánto es la multa?
Las infracciones graves se multan según el artículo 40.1.b de la LISOS, con los importes actualizados por la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia. Dependen del grado de gravedad:
| Grado | Importe de la multa |
|---|---|
| Grado mínimo | De 751 a 1.500 euros |
| Grado medio | De 1.501 a 3.750 euros |
| Grado máximo | De 3.751 a 7.500 euros |
La multa se aplica por cada empresa o centro de trabajo afectado. Para decidir el grado concreto se valoran factores como el descuido cometido, cuántos trabajadores se ven afectados o el daño causado. Quien comprueba si el registro existe y se lleva bien es la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
El registro digital: ¿es obligatorio fichar con una app?
No. La ley no impone ningún formato concreto. El artículo 34.9 acepta cualquier sistema, siempre que cumpla dos condiciones: que los datos sean fiables y no se puedan alterar, y que reflejen con exactitud la hora de entrada y de salida de cada jornada. Por tanto, vale desde un registro en papel hasta una aplicación informática, un fichaje electrónico o un sistema biométrico (el que identifica a la persona por su huella, cara u otro rasgo físico).
Eso sí, el sistema elegido debe respetar la normativa de protección de datos, sobre todo si se usan datos biométricos, que la ley considera "categoría especial" (datos sensibles con protección reforzada). Lo recomendable es dejar por escrito cómo funciona el sistema, preferiblemente mediante convenio colectivo o acuerdo de empresa, y mantenerlo accesible durante los cuatro años que hay que conservar los datos.
Ejemplo práctico
Veamos un caso típico para entender cómo encajan las piezas. Una empresa de comercio con cinco empleados decide no llevar registro de jornada porque cree que, al ser pequeña, no le afecta. Uno de sus trabajadores reclama que lleva meses saliendo cada día a las 19:00 cuando su jornada terminaba a las 18:00, una hora extra diaria que no le pagan. Como no hay registro horario, la empresa no puede acreditar el horario real de entrada y salida, y queda en una posición muy débil para rebatir las horas que reclama el empleado.
La Inspección de Trabajo, además, abre actuaciones. Comprueba que la empresa incumple la obligación del artículo 34.9 (ningún registro durante meses, afectando a varios trabajadores) y la califica como infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS. Por el número de afectados y la duración del incumplimiento, la sitúa en grado medio: una sanción dentro de la horquilla de 1.501 a 3.750 euros. Si la empresa hubiera llevado un registro fiable —aunque fuese una sencilla hoja de fichaje—, habría tenido la prueba para defenderse de la reclamación de horas extra y habría evitado la sanción. Este ejemplo es ilustrativo: cada caso depende de las circunstancias concretas que valore la Inspección.
Guías relacionadas
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Preguntas frecuentes
¿Están obligadas también las pymes y los pequeños negocios?
Sí. Según la Guía del Ministerio de Trabajo, la obligación de registro de jornada se aplica a todos los trabajadores, sin excepción por razón del tamaño de la empresa o del sector. Una empresa con un solo trabajador por cuenta ajena ya está obligada.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
Cuatro años. Así lo establece expresamente el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, durante los cuales los registros deben permanecer a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Qué multa puede imponer la Inspección por no llevar el registro?
Es una infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS) sancionada conforme al artículo 40.1.b de la LISOS con multa de 751 a 7.500 euros, según el grado (mínimo, medio o máximo) que determine la Inspección de Trabajo.
¿Sirve el registro para reclamar horas extraordinarias?
Sí. Al reflejar el horario concreto de inicio y fin de cada jornada, el registro permite acreditar los excesos sobre la jornada ordinaria. Conviene recordar que el límite legal de horas extraordinarias es de 80 al año, salvo las trabajadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes, que no computan a ese efecto (artículo 35.2 y 35.3 del Estatuto de los Trabajadores).
¿Es obligatorio un sistema digital de fichaje?
No necesariamente. El artículo 34.9 no exige un formato concreto: admite cualquier sistema, en papel o digital, siempre que garantice la fiabilidad de los datos y refleje el horario real. El sistema concreto debe documentarse mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión empresarial previa consulta con los representantes de los trabajadores.
Fuentes oficiales
- Estatuto de los Trabajadores (RDL 2/2015), art. 34.9 (registro de jornada) — BOE, texto consolidado
- Estatuto de los Trabajadores, art. 35 (horas extraordinarias: límite de 80/año y cómputo día a día) — BOE, texto consolidado
- Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (art. 10 y entrada en vigor del registro de jornada) — BOE
- LISOS (RDL 5/2000), art. 7.5 (infracción grave en materia de registro de jornada) — BOE, texto consolidado
- LISOS (RDL 5/2000), art. 40 (cuantía de las sanciones) — BOE, texto consolidado
- Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia (actualización de cuantías de la LISOS) — BOE
- STJUE (Gran Sala) de 14 de mayo de 2019, asunto C-55/18, CCOO c. Deutsche Bank (ECLI:EU:C:2019:402) — CURIA
- Directiva 2003/88/CE, relativa a la ordenación del tiempo de trabajo — EUR-Lex
- Guía sobre el registro de jornada — Ministerio de Trabajo (PDF oficial)
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