La cuenta de pérdidas y ganancias es el documento contable que dice si una empresa ha ganado o ha perdido dinero en un año. Resta los gastos a los ingresos de ese periodo y muestra el resultado. Es uno de los cinco documentos que forman las cuentas anuales (art. 254 de la Ley de Sociedades de Capital) y, como ellas, hay que depositarlo en el Registro Mercantil. En esta guía te explicamos, en lenguaje claro, qué es, cómo se estructura según el Plan General de Contabilidad y qué pasa si no la depositas a tiempo.
Qué es la cuenta de pérdidas y ganancias
Es el documento contable que recoge el resultado del ejercicio: la diferencia entre lo que la empresa ha ingresado y lo que ha gastado durante el año. Si los ingresos superan a los gastos, hay beneficio; si ocurre lo contrario, hay pérdida.
Ayuda compararla con el balance, el otro gran documento contable. El balance es una "foto" del patrimonio en una fecha concreta (qué tiene y qué debe la empresa ese día). La cuenta de pérdidas y ganancias es una "película" de todo lo que ha pasado a lo largo del año.
Así lo define la norma 7ª de elaboración de las cuentas anuales del Plan General de Contabilidad (el reglamento que fija las reglas contables, aprobado por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre): este estado recoge el resultado del ejercicio separando los ingresos y gastos del periodo y distinguiendo los resultados de explotación (la actividad normal del negocio) de los que no lo son. Su objetivo, igual que el del resto de cuentas anuales, es mostrar la imagen fiel —es decir, un retrato veraz— del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la sociedad (art. 254.2 de la Ley de Sociedades de Capital).
Qué lugar ocupa dentro de las cuentas anuales
Las cuentas anuales son el conjunto de documentos con los que una sociedad rinde cuentas cada año. El artículo 254 de la Ley de Sociedades de Capital (su texto refundido, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio) establece que son cinco:
- El balance (qué tiene y qué debe la empresa).
- La cuenta de pérdidas y ganancias (si ha ganado o perdido).
- El estado de cambios en el patrimonio neto (cómo ha variado el valor neto de la empresa).
- El estado de flujos de efectivo (de dónde ha venido y a dónde ha ido el dinero).
- La memoria (las explicaciones que completan y aclaran las cifras).
La propia ley aclara que estos documentos "forman una unidad": se redactan con claridad y juntos deben mostrar la imagen fiel de la sociedad (art. 254.2 LSC). Su formato y contenido siguen unos modelos oficiales fijados por reglamento (art. 254.3 LSC), que son precisamente los del Plan General de Contabilidad. La forma jurídica de la sociedad condiciona algunas obligaciones contables y de responsabilidad; si tienes dudas sobre el tipo societario, puede ayudarte comparar la sociedad anónima frente a la limitada.
Qué papel juega el Plan General de Contabilidad
El Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre) es la norma que marca cómo se hace la contabilidad en España. En su tercera parte desarrolla las reglas para elaborar las cuentas anuales y los modelos —normal y abreviado— de cada documento. En su primera parte (el Marco Conceptual) define qué son los ingresos y los gastos: elementos cuyo registro afecta al resultado del ejercicio, que es la base de toda la cuenta de pérdidas y ganancias. Las empresas más pequeñas cuentan, además, con el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre), un modelo simplificado para quienes cumplen los requisitos para aplicarlo.
Cómo se estructura: ingresos, gastos y resultados
El modelo del Plan General de Contabilidad presenta la cuenta en columna y por niveles: va sumando partidas hasta llegar al resultado final. Estos son los grandes bloques:
| Nivel | Qué recoge |
|---|---|
| Resultado de explotación | El dinero de la actividad normal del negocio: importe neto de la cifra de negocios (las ventas), aprovisionamientos (compras de materiales y mercancías), otros ingresos de explotación, gastos de personal (sueldos), otros gastos de explotación, amortización del inmovilizado (el desgaste de máquinas y locales) y deterioros. |
| Resultado financiero | Lo que la empresa gana o paga por dinero, no por su actividad: ingresos financieros, gastos financieros (intereses de préstamos), variación de valor de instrumentos financieros y diferencias de cambio de moneda. |
| Resultado antes de impuestos | La suma del resultado de explotación y del resultado financiero. |
| Resultado del ejercicio | El resultado antes de impuestos menos el impuesto sobre beneficios. Es la cifra final (el beneficio o la pérdida) que se traslada al patrimonio neto. |
Qué son los ingresos y qué son los gastos
Los ingresos son, sobre todo, las ventas de productos y los servicios prestados (lo que se llama importe neto de la cifra de negocios), más otros ingresos de explotación y los ingresos financieros. Los gastos incluyen los aprovisionamientos, los sueldos, las amortizaciones, los deterioros, otros gastos de explotación y los gastos financieros. La diferencia entre ingresos y gastos, una vez restado el impuesto sobre beneficios, da el resultado del ejercicio.
Modelo normal y modelo abreviado
La ley permite a las empresas más pequeñas presentar algunos documentos en una versión más sencilla, el modelo abreviado. Para la cuenta de pérdidas y ganancias abreviada, el artículo 258 LSC exige no superar, durante dos años seguidos, al menos dos de estos tres límites:
- Total activo (todo lo que tiene la empresa): 11.400.000 euros.
- Importe neto de la cifra anual de negocios (la facturación del año): 22.800.000 euros.
- Número medio de trabajadores: 250.
Para el balance y el estado de cambios en el patrimonio neto abreviados, los límites del artículo 257 LSC son más bajos: 4.000.000 euros de total activo, 8.000.000 euros de cifra de negocios y 50 trabajadores. Conviene comprobar siempre las cifras vigentes en el texto consolidado de la ley, porque estos límites pueden actualizarse.
El depósito en el Registro Mercantil
Depositar las cuentas significa entregarlas en el Registro Mercantil para que queden registradas y cualquiera pueda consultarlas. Una vez que la junta general (la reunión de los socios) aprueba las cuentas anuales, los administradores deben presentarlas en el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad. Si quieres profundizar en el trámite paso a paso, tienes la guía específica sobre el depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil.
El artículo 279 LSC fija el plazo: dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas. Como la junta ordinaria debe aprobarlas en los seis primeros meses de cada año (art. 164 LSC), en la práctica las cuentas de un ejercicio cerrado a 31 de diciembre suelen depositarse, como muy tarde, en julio. La presentación se hace con los modelos oficiales que aprueba y actualiza periódicamente la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública —al amparo de la Orden JUS/616/2022, de 30 de junio—. Para las cuentas del ejercicio 2024 (presentadas en 2025), los modelos vigentes son los aprobados por la Resolución de 26 de mayo de 2025.
Qué pasa si no depositas las cuentas
No cumplir con el depósito tiene dos consecuencias importantes:
- Cierre del registro (art. 282 LSC): mientras no se deposite, el Registro Mercantil no inscribirá ningún documento de la sociedad, salvo algunas excepciones (como el cese o dimisión de administradores, la revocación de poderes, la disolución de la sociedad o el nombramiento de liquidadores). En la práctica, la empresa queda "bloqueada" para casi cualquier trámite registral.
- Multa económica (art. 283 LSC): la falta de depósito puede acarrear una multa que fija el ICAC (el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas) dentro de un rango general de 1.200 a 60.000 euros. Si la sociedad o su grupo facturan más de 6.000.000 de euros al año, el límite de la multa por cada año de retraso sube hasta 300.000 euros.
El registrador mercantil revisa (califica) el depósito antes de aceptarlo. Si lo rechaza, esa decisión puede recurrirse ante la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública. Un ejemplo de este tipo de revisión es la Resolución de 4 de marzo de 2025 (BOE-A-2025-6932), que dio la razón a una sociedad y revocó la negativa de una registradora a admitir el depósito de unas cuentas consolidadas. Más allá de la multa, no depositar puede activar la responsabilidad del administrador por las deudas de la sociedad si el incumplimiento se enmarca en una gestión negligente.
Ejemplo práctico
Imagina una pequeña distribuidora, organizada como sociedad limitada, que cierra su ejercicio a 31 de diciembre. Durante el año ha facturado 480.000 euros (importe neto de la cifra de negocios) y ha tenido los siguientes gastos: 250.000 euros en compras de mercancías (aprovisionamientos), 120.000 euros en sueldos, 30.000 euros en otros gastos de explotación (alquiler, suministros, seguros) y 10.000 euros de amortización de su furgoneta y sus equipos. Su resultado de explotación sería: 480.000 − 250.000 − 120.000 − 30.000 − 10.000 = 70.000 euros.
Ese mismo año pagó 8.000 euros de intereses por un préstamo y no tuvo ingresos financieros, así que su resultado financiero es de −8.000 euros. El resultado antes de impuestos queda en 70.000 − 8.000 = 62.000 euros. Tras aplicar el impuesto sobre beneficios (supongamos 15.500 euros), el resultado del ejercicio es de 46.500 euros de beneficio. Por su tamaño, la empresa puede usar el modelo abreviado de la cuenta de pérdidas y ganancias (no supera dos de los tres límites del art. 258 LSC). La junta general aprueba las cuentas el 20 de junio, así que los administradores tienen hasta el 20 de julio para depositarlas en el Registro Mercantil (art. 279 LSC). Si lo dejan pasar, el registro se cerraría para casi cualquier inscripción y se arriesgarían a una multa.
Guías relacionadas
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Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo el resultado de explotación que el beneficio del ejercicio?
No. El resultado de explotación refleja solo la actividad normal de la empresa (ventas y gastos del día a día). El beneficio o resultado del ejercicio es la cifra final: se obtiene tras sumar el resultado financiero y restar el impuesto sobre beneficios, conforme al modelo del Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007).
¿Qué documentos forman las cuentas anuales además de la cuenta de pérdidas y ganancias?
Según el artículo 254 de la Ley de Sociedades de Capital, las cuentas anuales son el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Todos forman una unidad.
¿Cuál es el plazo para depositar las cuentas en el Registro Mercantil?
El artículo 279 LSC obliga a presentarlas dentro del mes siguiente a su aprobación por la junta general. Como la junta ordinaria debe aprobarlas en los seis primeros meses del año (art. 164 LSC), el depósito de un ejercicio cerrado a 31 de diciembre suele hacerse, como muy tarde, en julio.
¿Qué ocurre si la sociedad no deposita sus cuentas?
El Registro Mercantil se cierra para la mayoría de inscripciones de la sociedad (art. 282 LSC) y puede imponerse una multa de entre 1.200 y 60.000 euros, ampliable hasta 300.000 euros por cada año de retraso si la sociedad o el grupo facturan más de 6.000.000 de euros al año (art. 283 LSC).
¿Puede mi empresa presentar la cuenta de pérdidas y ganancias en modelo abreviado?
Sí, si durante dos años seguidos no supera al menos dos de los tres límites del artículo 258 LSC: 11.400.000 euros de total activo, 22.800.000 euros de cifra de negocios y 250 trabajadores de media. Si los supera, deberá usar el modelo normal. Para temas mercantiles y societarios, puede ampliar información en openmercantil.es.
Fuentes oficiales
- Ley de Sociedades de Capital, art. 254 — Contenido de las cuentas anuales (texto consolidado, BOE)
- Ley de Sociedades de Capital, art. 257 — Balance y ECPN abreviados (texto consolidado, BOE)
- Ley de Sociedades de Capital, art. 258 — Cuenta de pérdidas y ganancias abreviada (texto consolidado, BOE)
- Ley de Sociedades de Capital, art. 164 — Junta general ordinaria (texto consolidado, BOE)
- Ley de Sociedades de Capital, art. 279 — Depósito de las cuentas (texto consolidado, BOE)
- Ley de Sociedades de Capital, art. 282 — Cierre registral por falta de depósito (texto consolidado, BOE)
- Ley de Sociedades de Capital, art. 283 — Régimen sancionador del depósito (texto consolidado, BOE)
- Real Decreto 1514/2007 — Plan General de Contabilidad (texto consolidado, BOE)
- Real Decreto 1515/2007 — Plan General de Contabilidad de PYMES (texto consolidado, BOE)
- Resolución de 26 de mayo de 2025 (DGSJFP) — modelos vigentes para el depósito de cuentas (BOE-A-2025-11004)
- Resolución de 4 de marzo de 2025 (DGSJFP) — depósito de cuentas consolidadas (BOE-A-2025-6932)
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